我看书斋

第13部分（第2页）

工作集中在一小部分人身上，工作的品质可能跟着降低。和公司的实力降低，要恢复原本实力的话，又需要一段相当长的时间。

管理者、领导者如果太专注于实力的工作，会疏忽原本的管理工作，使流程停滞不前。

克服不适应的关键问题

如何突破前述状况，使部下的工作能顺利并迅速上轨道呢？以下是几点方法：

1。将工作内容简单化（第一步就是“整理、整顿”和“活用便条纸”）。

2。空出时间，指导部下，并给初学者一些他们干得了的工作。

3。将工作和人分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。

以下再就几个要点做说明。

（1）将工作内容简单化

公司的老手将工作揽在手上，工作的流程、使用的文件、甚至道具等等都只有自己才知道，将使其他人完全不清楚工作内容，即使只是稍具难度的工作，也会变得像是无字天书一样的困难。

但是仔细一问，非得要老手才能完成的工作，充其量也只是他们手上所有工作的一小部分。本来，初学者或是新职员也能完成的工作，因为公司的老手紧抓着不放，所以使这些工作对新职员来说，变得难以理解。所以，指导工作的时候，教的这一方要将自己手上的工作内容，尽量的明确化。

（2）要做到这一点就从“整理、整顿”开始：

不管是谁，都能知道档案或是东西的位置，并且随时随地拿到自己想要的档案或东西（但是秘密要案、贵重物品和人事考核资料除外）。例如在资料上面标上标题或是分类、每个用具都加以编码保管等等。有时候，也可以加上插图，用图解的方式可能更简洁易懂。

下一个就是“活用便条纸”。便条纸一般来说，在部分动用在电话联络、留言的传达上面，但是也可以应用在这上面：

用在说明初步的工作上。这时候，也可以用图解、照片让人易于理解。只是便条纸如果就是这样排着，可能会被丢掉，所以在说明或是教育完毕之后，要归档保管比较好。

如果做到这一点，下次在进行同样的指导、教学课程的时候，又能派上用场了。如果能依照这些原则一步步指导部下前进，指导者这方应该也可以收事半功倍之效！

〈六〉合理安排时间

创造时间

我们前面所说的，“指导部下”这一环要上轨道的突破点的第一件，就是整理、整顿和便条纸的活用，我们在这里针对前一节第二点进一步做解说。

空出时间，指导部下，并给初学者一些他们干得了的工作。

如果很忙，就没有时间指导部下；因为没有时间，所以没有空让初学者一次又一次尝试错误的机会，到最后还是得公司的识途老马出手才行，无法培育出优秀的下属的公司，常有这种通病出现。

所以要指导部下，首先，指导者要抽出时间，这点是很必要的。我们这里再介绍几个秘诀。

创造时间的六个秘诀

（A）加紧速度

这一点是理所当然的，所以也不须多做解释。只是如果太过勉强自己加快脚步，使工作变得杂乱无章，你的努力就白费了。还有勉强的加速也是麻烦产生的因素之一，而且也无法持续。如果能注意不要犯这些错误的话，应该可以做得踏实、有效率。

（B）意识的转换要加快

从一件事情转移到处理另一件事情中间的空白时间，可能比花在处理一件事情上面的时间还要长。能够简洁快速完成工作的人，因为他们意识转换的速度很快，中间没有浪费太多的空白时间。

（C）节省时间

公事当中，有很多是“之前就做的工作”，所以没有多想，就接着做下来。但是工作是因为有必要所以才产生的，如果随着时间的流逝，以前需要做的，现在或许已经完全不需要了。这一类的工作，还是趁早停止吧！

（D）不要累积

如果因为平常很忙，连每天必须要做的公事，也一天拖过一天，就会累积工作。

累积一两天的工作还好，如果已经累积三天以上，后面要收尾可就得大费周折了。因为可能会记忆不正确、找不到档案、或是花很多时间在确认上面。所以要以“今日事今日完”为原则，尽量不累积工作，这样才能省下你的时间。

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