我看书斋

第12部分（第1页）

，不至于因自己工作的延误而耽误部门的、下属的、同事的、上司的工作，使整个部门陷入恶性循环。

案例

法国的拿破仑皇帝是很多人崇拜的英雄，他有一句名言，叫做“替才能开路”。这样的思想使得众多的人才云集他的麾下，成就了他的千秋功业。范·弗利辛根是欧洲最富有的人之一，他拥有SHV控股公司。SHV公司总部在荷兰，经营能源和消费品，1995年的销售额为110亿美元，收入为亿美元。在过去的几年里，由于范·弗利辛根新的用人方式，公司的这两个数字都增加了9倍，现在公司的收入估计为30亿美元。范·弗利辛根的成功就在于，他懂得授权他人。他的用人观念是：相信“时势造英雄”——给属下造势，他们会发挥巨大能量，成为真正的英雄。在他看来，给下属一些权力，就会得到回报，给他们承担的责任很多，他们就会展翅飞翔。

点评：适当的授权是成功的一半，一个不论事无巨细都要亲自过问而不懂得授权的人，永远也做不了大事情。

（3）抗干扰管理

有效的管理者总是能“善待”好电话、手机、E…mail，能有效运用他们，但又不会让它们轻易干扰自己的工作，更不会成为它们的“奴隶”特别是自己在开会、在写方案等时，不会让其干扰会场、打断思路。

（4）会议与报告管理

有效的管理者能善于利用会议与工作报告来布置工作、了解情况，并且从来不开无效会议和看无效报告。开会前，他们能做好会前准备；开会时，他们能控制会议时间、进程、气氛，他们能得出结论：什么问题、怎么解决、由谁负责、什么时候完成；会后会进行跟踪或要求及时回馈问题与情况。有效的管理者会要求所有报告与表报文件都应简洁明了（易看）、清楚准确（可信）、生动形象（易记）。

（5）备忘录

有效的管理者会随身携带一本轻便的备忘录，随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来，然后依轻重急缓编排到工作日程里面去，从而总是把工作做得井井有条、疏而不漏。

（6）记忆系统

有效的管理者能把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条，随时可以快速取出；能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存，随时提取参考。

（7）助理或秘书的运用

有效的管理者能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、收集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。

（8）检查清单

有效的管理者会针对重复性的规律性的工作设计一份份程序清单，到再次做这件事时，则拿出清单“按部就班”，从而提高工作效率与效果。如：出差时用品清单，招聘时事项清单，现场巡查时检查清单等。

因此，我们可以得出这样一个公式：有效的工作方式=时间日程管理＋优先顺序管理＋授权与任务管理＋意外干扰管理＋会议管理＋报告管理＋备忘录管理＋检查清单管理＋记忆系统管理＋助手运用管理＋……一切聪明有效的工作方式。

2　如何管好下属

管理者必须管人，否则不成为真正的管理者。管人是件困难的事情，如果采用人盯人的方法你只能管一个人。其实，管人也可以很简单，那就是用岗位、任务、目标、预算、责任管人。

首先是给每一个人一个合适的岗位，明确相关工作内容或任务；同时，清楚告知所要求的目标效果；还有就是在执行任何一项工作时都要求有预算计划。

责任心是职场的杀手锏，是做好工作的第一要素，比任何能力都重要。只要有责任心，80％以上的工作都能得到很好的解决。因为有责任心的人工作会很努力、很认真、很仔细，这样就可以确保工作少出错；因为有责任心的人有组织性，他能够顾全大局、以大局为重，能够服从、协调配合把工作做好，这样就可减少许多工作矛盾，并能发挥团队的作用；因为有责任心的人能够在执行工作前做好周密计划与充分准备，从而把工作做得井井有条；因为有责任心的人为人可靠，能够说到做到，有始有终，承诺过的东西就一定会负责到底，值得信赖，减少你对他的监控与担忧，让你们的协作进入良性循环；因为有责任心的人坚韧，不会一遇到问题就打退堂鼓，而是会想尽一切办法去解决问题（如他们会自发成立技术攻关小组去解决品质技术问题，他们会随时跟踪物料到位状况并依此调整工作安排，他们会重新做工序编排与调整人员安排解决生产瓶颈，他们会自主安排人机延时来追赶进度……总之他们会想方设法去提高效率、保证品质、减少浪费；而实在想不出办法、解决不了问题时，他们会第一时间上报寻求协助；绝对不会一碰到问题就找上司并把问题推给上司，且傻等上司的指示。因为做为一个有责任心的管理者会认为这是一种耻辱，因为自己变成了一个传声筒，变了企业的一条寄生虫）；因为有责任心的人会把圆满完成工作当成自己的义务，并为了完成工作会做一切努力，包括努力学习新知识、总结工作经验。他们一切的行为都是为了一个目标，能更有效的完成工作。

人员的管理，除了上述方法让下属利用目标自主管理之外，上司适当的控制也是必须的，在中国，信任意味着失控。我们应把信任与监控放在一起来看待，两者是同时并存的；如果把信任与监控割列开来，两者都走不远，最终都无法把管理工作做好。

我们通常可以用以下几种方法去调控下属的行为，让我们的工作得到有效控制与开展。

工作日程：通过属员的工作日程安排表我们可以知道他要干什么，有什么没有干；工作日程安排与属员的工作职责和工作性质及规律是分不开的。

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二、决定个人执行力的因素（2）

工作日志：通过员工的工作日志（日记）我们可以知道下属工作进度与工作结果；工作日志与工作日程往往是联在一起的。

工作表报：一是属员的工作结果的反映，二是属员执行工作的证明。

工作指令清单：一式两份，下属一份，助手跟踪一份，是布置与落实工作很有效的办法。

报备与回馈制度：可分为例行（周期性的、定时的）报备与意外报备，让你随时可以掌握工作的进展状况。

检查与稽查：百闻不如一见，你检查工作的过程，一是发现问题与解决问题，二是指导工作鼓舞士气，也还可以与工作布置连同在一起进行。

定期述职与考评：一是把你对下属前一阶段工作状况的分析与评估（好的与不足的）回馈给下属，并提出改进要求；二是提出下一阶段的期望（布置工作与明确要求及成长期望）；三是倾听属员的想法、期望、要求、建议，并提供相关的必要的协助与支持。

管理制度：通过制定劳动纪律、工作规范来控制属员的工作行为。

越级指挥与上报：在必要时合理使用，可使属员在心理上产生微妙的变化，但不能滥用。

周工作会议：总结本周工作状况，布置下周工作，听取属员意见、想法、要求等。

3　管事的方法

不同的事情有不同的完成方法，要用到不同的管理工具。但无论任何事情的完成它都有一个通用管理流程，我们统称为5W3H：

工作任务（what）：工作内容与工作量及工作要求与目标。

做事的目的（why）：这件事情是否有必要（我亲自）去做，或做这件事情的目的意图是什么。

组织分工（who）：这件事由谁或哪些人去做，他们分别承担什么工作任务。

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